Checkliste

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1. Checkliste: Veranstaltungsinhalt
• Fixieren von Zielen, Botschaften und Inhalten
• Ablauf entwickeln
• Auswahl/Festlegung Akteure
• Festlegung Logo, Unternehmensidentität für Dokumente, Präsentationen
• Entwickeln eines durchgängigen roten Fadens durch die Veranstaltung (Motto, Symbol, Thema)
• Abstimmen der Redeinhalte (Zeit, Schnittstellen zu anderen Beiträgen usw.)
• Klären einheitliche Vorlage für Präsentation
• Abklären Abgabetermin von Unterlagen
• Abklären und terminieren von Proben und Akteuren
• Recherche und beschaffen wichtiger Materialen (Give-Aways usw)
• Erstellen Protokolle für die Akteure (enthält wichtige Infos zur Vorbereitung und Ablauf
• Anmelden Gebühren/Einholen Genehmigung (zbsp: Gema, Versicherungen usw.)
• Klären Presseinhalte
• Vorbereiten Einladungen

 

2. Checkliste: Einladungsmanagement
• Klärung Teilnehmerkreis
• Erstellen Adresslisten
• Klärung Einladungsmedium (werden Teilnehmer mehrmals kontaktiert)
• Festlegung Einladungszeitrahmen
• Einladung gestalten
• Dokumentation der Anmeldungen
• Folgedokumente erstellen (Teilnahmebestätigung, Anfahrtsskizze)
• Entscheidung Nachhak-Aktion
• Durchführen Nachhak-Aktion
• Erstellen Namensschilder
• Erstellen Teilnehmerlisten
• Klären Einlasskontrolle
• Welche Materialien werden ausgehändigt (Handout, Block, Stift)
• Vorbereiten der TN-Materialien
• Abklären Bedarf Hostessen

 

3. Checkliste: Catering
• Zeitpunkt und Dauer
• Anfrage bei Caterer/Vereine oder sonstige Anbieter
• Getränkelieferant (Bierbankgarnituren)
• Dekoration / Tischdecke usw.
• Klären Geschirr, Besteck, Gläser
• Anzahl Kaffee und Kuchen bestimmen und beschaffen
• Beschilderung der Speisen evtl. Unverträglichkeiten
• Preisliste
• Klären Auf-u. Abbau Kuchenbuffet/Abgabestelle der Kuchen/was passiert mit restlichem Kuchen
• Klären Speisen und Getränke für Personal (gratis evtl. Bons)
• Müllentsorgung

 

4. Checkliste: Auf-u. Abbau
• Erstellen Auf-u. Abbauplanung (Uhrzeit, wer macht was? usw.)
• Einrichten der Veranstaltungsräumlichkeiten (Tische, Stühle usw.)
• Technikcheck/Ablaufprobe/ Lesbarkeit Foliencheck
• Probe
• Ausschilderung zu bestimmten Räumen (WC)
• Aushändigen wichtiger Unterlagen an Unterstützer (Telefonliste, Ablaufplan)
• Vorbereiten und Platzieren „Reserviertschilder“
• Finale Besprechung Ablaufplan (mit Dienstleistern, Hostessen, Helfern)
• Aufbau Eingangskontrolle
• Bereitstellen Geschenke
• Verteilung TN-Materialien (Feedbackbogen)

 

5. Checkliste: Veranstaltungsnachbereitung
• Auswerten Feedbackbogen und evtl. Kommunikation
• Evtl. Kostenaufstellung/Rechnungsprüfung
• Feedbackgespräche
• Kurzer Bericht mit Erkenntnissen für Folgeveranstaltungen
• Dankeschön an Helfer (evtl. Geschenk)
• Aktualisieren Teilnehmer Liste
• Archivieren der Präsentationen, Regen, Filme usw.
• Abschlussbericht an Vorgesetzte, Sponsoren usw.

 

Sonstiges: • „Staff-Schilder“ für Personal
• Techniker? Verfügbarkeit klären
• Hausmeister? Verfügbarkeit klären
• WC beschildern und zwischendurch reinigen
• Sonstiges Personal, Security usw.